Odbor kancelář tajemníka (OKT) - náplň činnosti

I. Hlavní úkoly

v rámci samostatné působnosti

  • podílí se na tvorbě právních předpisů města
  • odpovídá za aktualizaci dokumentů ZM a RM (řády, směrnice, zásady, pravidla) jejichž je odbor správcem. 

v rámci přenesené působnosti

  • podílí se na plnění úkolů, které jsou uloženy tajemníkovi v oblasti výkonu státní správy
  • poskytuje metodickou pomoc, v otázkách přenesené působnosti, obcím ve správním obvodu statutárního města Chomutova jako obce s rozšířenou působností
  • spolupracuje s dalšími orgány státní správy (PČR, HZS a dalšími) při zajišťování státní správy ve správním obvodu statutárního města Chomutov.

AGENDA INFORMAČNÍ

v rámci samostatné působnosti

  • Poradenská a informační činnost pro občany i návštěvníky města ve smyslu podávání informací o městě, , firmách, úřadech a institucích v našem obvodu, poskytování informací o činnosti jednotlivých odborů MMCH
  • poskytování a vyhledávání informací o právních předpisech, jízdních řádech
  • Přebírá žádosti od občanů ve věci svolávání shromažďování a předává na vědomí odborům dle rozpisu a vede jejich evidenci
  • Přijímá žádosti dle zákona o veřejných sbírkách
  • Zveřejňování listin na úřední desce, příprava elektronických dokumentů a jejich vkládání na elektronickou úřední desku MMCH
  • péče o vývěsní skříňky na území města
  • Tvorba vizitek, visaček a informativních tabulí v budovách MMCH
  • Zajištění a zapůjčování průkazek MHD pro zaměstnance MMCH
  • Komplexní výkon archivní služby MMCH
  • Vyhledávání právních předpisů pro veřejnost
  • Zajištění provozu telefonní ústředny
  • Vydávání potvrzení o době zaměstnání (praxe) u těchto podniků: VEROS s.p., Restaurace a jídelny s.p., Belet Vejprty s.p., Uhelné sklady.
  • Zajištění komplexních služeb podatelny pro všechna pracoviště úřadu, včetně provozu a obsluhy telefonní ústředny
  • Výdej a evidence parkovacích karet pro rezidenty a abonenty
  • Objednávání klientů na vybraní agendy prostřednictvím rezervačního systému.

v rámci přenesené působnosti

  • Zajišťuje agendu ověřování shody opisů nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu
  • Vydává ověřené výstupy z informačních systémů veřejné správy dle zákona 365/2000 Sb.
    Czech Point (výpisy z katastru nemovitostí, z rejstříku trestů, z obchodního rejstříku, z živnostenského rejstříku atd.)
  • Zajišťuje agendu spojenou s ohlašováním shromáždění dle zákona 84/1990 Sb.

AGENDA KRIZOVÉHO ŘÍZENÍ

v rámci samostatné působnosti

  • vede účetnictví odboru kancelář tajemníka a přehled finančních toků jednotky sboru dobrovolných hasičů města,

v rámci přenesené působnosti

  • zajišťuje připravenost obce s rozšířenou působností na řešení mimořádných událostí a krizových stavů v souladu se zákonem č. 239/2000 Sb., o integrovaném záchranném systému a zákonem č. 240/2000 Sb., o krizovém řízení a o změně některých zákonů (krizový zákon),
  • zajišťuje připravenost města na mimořádné události a podílí se na provádění záchranných a likvidačních prací a na ochraně obyvatelstva,
  • plní úkoly pracoviště krizového řízení zřízeného na základě § 19, odst. 2) zákona č. 240/2000 Sb., o krizovém řízení a o změně některých zákonů (krizový zákon),
  • zabezpečuje úkoly související s „krizovými stavy“, vyhlášenými v souladu s platnou legislativou,
  • koordinuje činnost odborů při zpracování podkladů pro krizový plán obce s rozšířenou působností,
  • zpracovává Plán regulačních opatření pro krizové stavy a Plán nezbytných dodávek, které jsou součástí Krizového plánu ORP Chomutov, plní další úkoly obce s rozšířenou působností dle zákona č. 241/2000 Sb., o hospodářských opatřeních pro krizové stavy a o změně některých souvisejících zákonů
  • plní úkoly obce s rozšířenou působností dle zákona č. 189/1999 Sb., o nouzových zásobách ropy, o řešení stavů ropné nouze a o změně některých souvisejících zákonů (zákon o nouzových zásobách ropy), 
  • koordinuje činnost MMCH v oblasti krizového řízení s ostatními správními úřady s územní působností,
  • spolupracuje na zabezpečení mimořádných odvodů branců a zproštění mimořádné služby vojáků v záloze – zaměstnanců v případě válečného stavu nebo stavu ohrožení státu v souladu se zákonem č. 585/2004 Sb., o branné povinnosti a jejím zajišťování, ve znění pozdějších předpisů,
  • plní úkoly související s obranou státu v přenesené působnosti v souladu se zákonem č. 222/1999 Sb., o zajišťování obrany ČR, ve znění pozdějších předpisů:
  • plní úkoly obce s rozšířenou působností dle zákona č. 219/1999 Sb., o ozbrojených silách České republiky,
  • plní úkoly obce s rozšířenou působností dle nařízení vlády č. 51/2004 Sb., o plánování obrany státu,
  • podle zákona  122/2004 Sb., o válečných hrobech a pietních místech, vede evidenci válečných hrobů a pietních míst, které se nachází ve správním obvodu ORP Chomutov

Na základě § 19, odst. 2) zákona č. 240/2000 Sb., o krizovém řízení  (krizový zákon ) a prováděcích vyhlášek je zřízeno pracoviště krizového řízení, které plní úkoly agendy krizového zákona  Agenda krizového řízení je umístěna ve 2.patře Magistrátu města Chomutova, Zborovská 4602, dveře č. 201.

AGENDA PERSONÁLNÍ A MZDOVÁ

v rámci samostatné působnosti     

  • připravuje a provádí výběrová řízení na úředníky ,podle stanovených zásad a kriterií
  • zajišťuje vzdělávání úředníků MMCH v souladu se zákonem o úřednících ÚSC
  • komplexně zajišťuje personální agendy zaměstnanců MMCH a MěPo
  • vede kartotéku osobních spisů zaměstnanců
  • vedení agendy zápočtových listů
  • agenda důchodová
  • agenda zdravotní preventivní péče
  • vyřizování pracovně právních záležitostí zaměstnanců
  • zařazování zaměstnanců do platových tříd dle katalogu prací
  • komplexní zajišťování platové agendy
  • evidence platových výměrů
  • evidence mzdových listů
  • rozpis prostředků na platy zaměstnanců
  • zajišťování agendy evidence docházky zaměstnanců MMCH
  • spolupráce s úřadem práce v oblasti zprostředkování zaměstnání
  • spolupráce s okresním soudem (probační a mediační službou) při provádění obecně prospěšných prací
  • vede registr oznámení podle zákona 159/2006 Sb. O střetu zájmů

přenesenou působnost nevykonává

ÚSEK ADMINISTRATIVY

Servis pro zastupitelstvo města

zabezpečuje a vykonává široké spektrum technickoadministrativních prací spojených s vytvořením vhodných podmínek pro práci volených orgánů města a jednotlivých zastupitelů.

  • zabezpečuje po organizační a technické stránce jednání rady města a zastupitelstva města, případně i další jednání podle požadavků vedení města,
  • zabezpečuje informace pro potřeby členů zastupitelstva města,
  • zajišťuje pro členy zastupitelstva města metodickou a odbornou pomoc a podporu, případně školení z oblasti legislativy.
  • připravuje návrhy jednacích řádů pro radu města, zastupitelstvo města, komise rady a výbory zastupitelstva,
  • připravuje návrhy dlouhodobých časových a obsahových plánů jednání rady města a zastupitelstva města,
  • ve spolupráci s vedením města připravuje programy jednotlivých jednání rady města a zastupitelstva města,
  • zpracovává, shromažďuje a distribuuje podkladové materiály pro jednotlivá jednání rady města a zastupitelstva města,
  • zpracovává usnesení a zápisy z jednání rady města a zastupitelstva města, zajišťuje jejich archivaci a distribuci,
  • eviduje úkoly uložené radou města a zastupitelstvem města, kontroluje jejich plnění, vede evidenci dotazů členů zastupitelstva a zabezpečuje jejich vyřízení,
  • zajišťuje organizační a technickou podporu při ustavování komisí rady a výborů zastupitelstva i při jejich další činnosti, vede evidenci jejich členů a zápisů z jednání,
  • spravuje finanční náležitosti uvolněných i neuvolněných členů zastupitelstva a členů výborů a komisí.
  • plní další úkoly technickoorganizačního nebo administrativního charakteru podle pokynů vedení města.

Asistentky

zabezpečují a vykonávají široké spektrum technickoadministrativních prací spojených s vytvořením vhodných podmínek pro práci vedení města a MMCH. Zejména

  • zajišťují administrativní, spisovou a archivní agendu a chod sekretariátů primátora, jeho náměstků a tajemníka MMCH,
  • zabezpečují jejich pracovní cesty,
  • připravují a kontrolují program pracovních návštěv,
  • plní další úkoly podle pokynů vedení města.

ODDĚLENÍ PROVOZU BUDOV

Objednávání odborných opravářských prací a údržby

  • Zajišťuje přípravu a realizaci uzavírání smluvních vztahů
  • Zabezpečuje evidenci, opravy, nákup a správu majetku spojenou se zajištěním údržby, oprav, výdejem a evidencí na osobních kartách. Zajišťuje zařazování investičních akcí v rámci budov ve správě MMCH do majetku města. Zhotovování a kontrolu místních seznamů majetku
  • Zajišťuje vyvěšení státní vlajky ČR, jde-li o státní svátky
  • Zabezpečuje vnitřní chod úřadu
    • zajišťuje nákup kancelářských potřeb, drobného spotřebního materiálu a čisticích prostředků
    • vede sklad materiálových zásob a sleduje hospodárné nakládání se spotřebním materiálem
    • zajišťuje správu budov MMCH, ochranu majetku města v objektech MMCH ve správě odboru
    • sleduje a vyhodnocuje veškeré provozní náklady (el. energie, plyn, voda, teplo apod.)
    • zajišťuje podklady ke stavebním úpravám, změnám užívání prostor, apod.
    • spolupracuje s ORI na přípravě a realizaci investičních akcí a větších oprav v budovách ve správě MMCH
    • sleduje a kontroluje řádné nakládání, skladování a odvoz nebezpečného odpadu, vede evidenci jednotlivých druhů nebezpečného odpadu za MMCH, jednou ročně provádí vyhodnocení pro potřebu ŽP
    • v souladu se směrnicí MMCH zajišťuje zapůjčování movitého majetku MMCH
    • zajišťuje kontroly a periodické revize přenosných hasicích přístrojů, požárních vod. hydrantů, elektroinstalace, hromosvodů, plynových zařízení, EZS, vzduchotechniky, komínů, výtahu,  tlakových nádob,  nízkotlaké kotelny, elektrických spotřebičů,  kabelů, nářadí apod.
    • zajišťuje z hlediska PO a BOZP potřebné materiály k dodržování zásad, např. umístění označení nouzových východů, sleduje evidenci přenosných hasicích přístrojů v budovách MMCH apod.
    • organizačně zajišťuje činnost dodavatele v oblasti BOZP a PO
    • eviduje jednotlivé uživatelské kódy EZS a programuje EZS v budovách MMCH, dále zajišťuje jejich opravy.
    • zajišťuje školení zaměstnanců (např. obsluha nízkotlaké kotelny, dozorce výtahů, elektro dle příslušné vyhlášky, tlakové nádoby, obsluha technických zařízení -  klimatizace, místní rozhlas, apod.)
    • zajišťuje zhotovení klíčů od jednotlivých prostor budov MMCH a eviduje klíče na osobních kartách zaměstnanců MMCH
    • zajišťuje vozový park (eviduje plán pracovních jízd, vydává jednotlivé „Příkazy k jízdě“, zpracovává „Směrnici o autoprovozu“ apod.)
    • sleduje a vyhodnocuje náklady na hospodárný provoz využití vozového parku a spotřeby pohonných hmot
    • zajišťuje technické kontroly, měření emisí a opravy motorových vozidel
    • zajišťuje pracovní jízdy motorovými vozidly města spojené s mytím a drobnou údržbou
    • zajišťuje údržbu budov a zařízení MMCH spojenou s prováděním drobných prací zámečnických, zednických, malířských, natěračských, instalatérských apod. Provádění úklidových prací před objekty MMCH (zejména v zimním období) apod.
    • provádí stěhování kancelářského zařízení a spisových materiálů
    • zajišťuje obsluhu nízkotlaké kotelny, plynových kotelen, klimatizačních zařízení, vzduchotechniky, pravidelné kontroly jako dozorce výtahů apod.
    • zajišťuje skladování nebezpečného odpadu
    • zabezpečuje provádění revizí el. spotřebičů, nářadí a el. kabelů
    • zajišťuje provoz telefonních ústředen včetně sledování hospodárného využívání telefonů
    • eviduje a uzavírá dohody o využívání, mobilních telefonů, tel. aparátů včetně evidence, přihlášek, odhlášek a převodů tel. stanic
    • zajišťuje odborné opravy a programové změny TÚ
    • zajišťuje agendu ztrát a nálezů, vede sklad nalezených věcí.

NA ODDĚLENÍ VOLEB

  • zajišťuje údržbu a opravy volebních místností a přístupových cest (bílení, zednické práce, komunikace, vlajkové stožáry, podlahové krytiny, volební materiál, praní prádla pro vol. Účely apod.)
  • zajišťuje autoprovoz pro rozvoz volebního materiálů, dokumentace, přepravu osob apod., a to před i po dnech konání voleb

II. Ostatní úkoly

  • Odbor vyhotovuje směrnice a metodické pokyny v souladu se strukturovanou dokumentací MMCH a v souladu s touto náplní.

Přehled právních předpisů ve vztahu k odboru kancelář tajemníka:

Zákon 128/2000 Sb. o obcích
Zákon 129/2000 Sb. o krajích
Zákon 312/2002 Sb. o úřednících územně samosprávných celků
Zákon 106/1999 Sb. o svobodném přístupu k informacím
Zákon 500/2004 Sb. správní řád ve znění pozdějších předpisů
Zákon 262/2006 Sb. zákoník práce
Zákon 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů
Zákon 143/1992 Sb. o platu a odměně za pracovní pohotovost v rozpočtových a některých dalších organizacích
Zákon 435/2004 Sb. o zaměstnanosti
Zákon 155/1995 Sb. o důchodovém pojištění
Zákon 451/1991 Sb. stanovení některých předpokladů pro výkon funkcí ve státních orgánech a organizacích
Zákon 258/2000 Sb. o ochraně veřejného zdraví a o změně některých souvisejících zákonů
Zákon 582/1991 Sb. o organizaci a provádění sociálního zabezpečení
Zákon   40/1964 Sb. občanský zákoník
Zákon 592/1992 Sb. o pojistném na všeobecném zdravotním pojištění
Zákon 586/1992 Sb. o daních z příjmů
Zákon 589/1992 Sb. o pojistném na sociálním zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti
Zákon   84/1990 Sb. o právu shromažďovacím
Zákon 117/2001 Sb. o veřejných sbírkách
Zákon 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě
Zákon 240/2000 Sb. o krizovém řízení
Zákon 239/2000 Sb. o integrovaném záchranném systému
Zákon 241/2000 Sb. o hospodářských opatřeních pro krizové stavy
Zákon 585/2004 Sb. o branné povinnosti a jejím zajišťování (branný zákon)
Zákon 222/1999 Sb. o zajišťování obrany České republiky
Zákon 141/1961 Sb. o trestním řízení soudním (trestní řád)
Zákon 352/2001 Sb. o užívání státních symbolů České republiky a o změně některých zákonů
Zákon   41/1993 Sb. o ověřování shody opisů nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu
Zákon 122/2004 Sb. o válečných hrobech a pietních místech
Zákon 159/2006 Sb. o střetu zájmů
Zákon 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách
Zákon 133/1985 Sb, o požární ochraně
Zákon 412/2005 Sb. o ochraně utajovaných informací
Zákon 121/2000 Sb. o právu autorském