Odbor vnějších vztahů - náplň činnosti

I. Postavení a funkce odboru

Na základě § 102 odst. 2 písmeno f) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích, o finanční kontrole a na základě usnesení č. 016/17  zřídila Rada města Chomutova Odbor vnějších vztahů.

II. Hlavní úkoly odboru

VEDOUCÍ ODBORU

Mimo úkolů vyplývajících z bodu 6.4. organizačního řádu odpovídá za aktualizaci dokumentů ZSMCH a RSMCH (řády, směrnice, zásady, pravidla), jejichž je odbor správcem

Úsek vnějších vztahů

(v rámci samostatné působnosti)

Úsek zajišťuje co nejširší informovanost o práci volených orgánů města a o práci MMCH pro občany města i pro širokou veřejnost, zejména prostřednictvím publicistické činnosti. K tomuto účelu:

  • zajišťuje vydávání Chomutovských novin,
  • zajišťuje přípravu tiskových zpráv a jejich zveřejňování včetně zveřejňování na internetových stránkách města,
  • zajišťuje fotodokumentaci významných událostí,
  • zabezpečuje výkon funkce tiskového mluvčího města,
  • pořádá tiskové konference,
  • zajišťuje každodenní kontakt se sdělovacími prostředky,
  • podílí se ve spolupráci s  informatiky na tvorbě, správě a aktualizaci internetových stránek města,
  • poskytuje administrativní a technickou podporu činnosti redakční rady Chomutovských novin,
  • spravuje agendu pro používání znaku, historického praporu a loga statutárního města Chomutova,
  • plní další úkoly v oblasti vztahů s veřejností podle pokynů vedení města.

Pro zajištění operativní informovanosti vedení města, případně vedoucích pracovníků MMCH i městem zřízených organizací úsek:

  • monitoruje denní tisk a zpracovává jeho denní přehledy,
  • archivuje získané informace pro případné pozdější využití,
  • zajišťuje účast svého pracovníka na jednáních rady města a zastupitelstva města, popřípadě i na dalších významných jednáních podle pokynů vedení města,

Oblast kultury a propagace

  • komplexně zajišťuje kulturní a společenské akce pořádané městem,
  • úzce spolupracuje s kulturními, sportovními a společenskými zařízeními ve městě (zřízenými jak statutárním městem Chomutovem, tak i soukromými agenturami, neziskovými organizacemi a spolky),
  • provádí kontroly kulturních, sportovních a společenských akcí na území města,
  • úzce spolupracuje s komisemi při Radě statutárního města Chomutova,
  • zajišťuje ucelenou agendu v oblasti cestovního ruchu,
  • zajišťuje propagaci města, zhotovování propagačních materiálů města a hospodaření s nimi,
  • organizačně a technicky zajišťuje přípravu a provedení setkání vedení města s občany,
  • zajišťuje v případě potřeby primátora, jeho náměstků a tajemníka MMCH přípravu podkladů pro jednání, koncepty dopisů a projevů, překlady cizojazyčné korespondence.

Úsek veřejných zakázek

  • Pro všechny složky magistrátu zajišťuje kompletní proces veřejných zakázek na výběr zhotovitelů dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách v platném znění, pro služby, dodávky a stavební práce hrazené z rozpočtu statutárního města Chomutova:
  • Zpracovává a zveřejňuje předběžné oznámení dle zákona (Oznámení předběžných informací).
  • Zpracovává a předkládá rozhodujícímu orgánu (RSMCH, v případě významné veřejné zakázky ZSMCH) návrh na zadání zakázky včetně návrhu druhu zadávacího řízení a návrhu složení komisí. Návrh na vyhlášení zakázky obsahuje jméno odpovědné osoby (pracovník úseku veřejných zakázek), který bude zapisovatelem hodnotící komise.
  • Odpovědná osoba (zapisovatel) plní pouze administrativní funkci, není členem komise a je přímo odpovědný za správnost vyplnění protokolu o jednání komise.
  • Odpovědná osoba (zapisovatel)navrhuje členy komise včetně náhradníků (Návrh složení hodnotící komise).
  • Zajišťuje zveřejnění zadání zakázky po dobu danou zákonem v elektronické formě na profilu zadavatele a na webových stranách města v sekci „veřejné zakázky“ a dále způsobem daným zákonem.
  • Zpracovává a zveřejňuje odůvodnění účelnosti veřejné zakázky dle zákona.
  • Zpracovává a zveřejňuje oznámení o zadání veřejné zakázky dle zákona (Oznámení o zadání zakázky).
  • Zodpovídá za uveřejnění uzavřené smlouvy na profilu zadavatele dle podmínek zákona. (Smlouvy nad 500 000, které spadají do limitu veřejné zakázky malého rozsahu, si zveřejňují zástupci odborů na profilu zadavatele samostatně).
  • Zpracovává a zveřejňuje písemnou zprávu zadavatele dle zákona (Zpráva o VZ).
  • Zveřejňuje všechna další povinná uveřejňování týkající se veřejné zakázky po dobu danou zákonem v elektronické formě na profilu zadavatele a na webových stranách města v sekci „veřejné zakázky“ a dále způsobem daným zákonem.
  • Zodpovídá za zveřejnění všech veřejně přístupných skutečností o zakázce způsobem a v termínu daném zákonem. Dále zajistí zveřejnění v elektronické formě na webových stránkách města v sekci „veřejné zakázky“.
  • Zabezpečí ve spolupráci s odborem kanceláře tajemníka (podatelnou) korektní a nezpochybnitelný průběh přijímání nabídek uchazečů a jejich uschování do doby převzetí odpovědnou osobou (zapisovatelem komise pro otevírání a hodnocení nabídek). Neplatí pro hodnocení nabídek v případě Elektronické aukce.
  • Předkládá na základě hodnocení komise rozhodujícímu orgánu (RSMCH, ZSMCH) výsledek hodnocení nabídek včetně zdůvodnění.
  • Zodpovídá za kompletnost dokumentace o veřejné zakázce a její archivaci.
  • Zodpovídá za namátkovou kontrolu všech zveřejněných veřejných zakázek na webových stránkách města v sekci „veřejné zakázky“.
  • Zajišťuje koordinaci zadávání veřejných zakázek při naplňování strategických dokumentů statutárního města Chomutova včetně vazeb na rozpočet města, úvěry a nadnárodní zdroje financování (dotační tituly).
  • Tvorba jednotné metodiky a podkladů pro veřejné zakázky malého rozsahu, které realizují samostatně odbory MMCH a příspěvkové organizace města.
  • Tvorba jednotné metodiky a informačních podkladů pro odbory MMCH za účelem předání informací a příloh zadávací dokumentace k následnému vyhlášení VZ dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů.
  • Průběžné metodické zpracování a aktualizace směrnice a metodických pokynů města, týkajících se veřejného zadávání, účasti členů komisí ZSMCH a zástupců občanů v hodnotících komisích a předkládání aktualizovaných dokumentů ke schválení RSMCH.
  • Rozšiřování znalostí a sledování  aktualizovaných novel, zákonů a vyhlášek k veřejnému zadávání a příprava návrhů k povinným aktualizacím veřejného zadávání v rámci statutárního města Chomutova (elektronizace veřejných zakázek, využívání komoditních burz, systém elektronického zadávání E-ZAK).
  • Součinnost s právním úsekem města a příslušnými odbory ve všech fázích přípravy a administrace VZ.
  • Oslovuje oborové externí odborníky k účasti v hodnotících komisích.
  • Předkládá informující materiál RSMCH o nabytí účinnosti rozhodnutí Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže s návrhem dalšího postupu.
  • Využívá externích právnických služeb v případě řízení o přezkoumání úkonů zadavatele Úřadem pro ochranu hospodářské soutěže.

Úsek městského informačního centra 

Úsek zajišťuje informovanost obyvatel, turistů a návštěvníků města především v oblasti turistických a cestovatelských záležitostí a aktuálních kulturně společenských akcích na území města a v okolí. Podílí se na městské koncepci cestovního ruchu.

  • spolupráce na přípravě a aktualizaci PR strategie týkající se rozvoje cestovního ruchu a informovanosti o statutárním městu Chomutovu a jeho okolí
  • podává informace obyvatelům a turistům o městě, turistických atraktivitách a zajímavostech ve městě a okolí, informuje o prohlídkových okruzích
  • podává informace o ubytování, stravování
  • podává informace o kulturních a společenských akcích ve městě a v okolí
  • prodává vstupenky na kulturní akce, reklamní a propagační předměty města
  • spolupráce při tvorbě propagačních materiálů týkajících se statutárního města Chomutova a jeho okolí
  • zajišťování zpracování podkladů k projednání návrhů a marketingových strategií v příslušných orgánech města a s dalšími relevantními partnery
  • zpracování podkladů pro vypisování veřejných zakázek spadajících do gesce odboru veřejných vztahů (propagace a marketing v rámci cestovního ruchu), především zajištění technické specifikace zakázek
  • spolupráce na přípravě podkladů a realizaci financovaných z dotačních zdrojů
  • spolupráce s IC v rámci Brány do Čech – Dolní Poohří a Krušné hory a příhraniční oblasti
  • spolupráce na průběžném vyhodnocování a naplňování koncepčních dokumentů týkajících se marketingu cestovního ruchu a navrhování projektů v oblasti cestovního ruchu k realizaci
  • zpracování tiskových zpráv o elektronickém informačním centru, jeho účelu a využívání
  • zpracování tiskových zpráv před zahájením sezóny
  • zastupování na výstavách a veletrzích cestovního ruchu
  • kontrola a plnění redakčních systémů, webu a dalších komunikačních nástrojů
  • tlumočnická a překladatelská činnost (AJ, NJ) v rámci zajištění provozu IC a OVV
  • korespondence se zahraničními klienty a partnery města Chomutova

III. Ostatní úkoly

Odbor vyhotovuje směrnice a metodické pokyny v souladu se strukturovanou dokumentací MMCH a v souladu s touto náplní.

Přehled právních předpisů vztahujících se ke kanceláři primátora:

Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích
Zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím
Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů
Zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech
Zákon č. 491/2001 Sb., o volbách do zastupitelstev obcí
Zákon č. 21/2006 Sb., o ověřování podpisů a listin
Zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů